Het perfecte Sinterklaasfeest op je werk organiseren? 7 gouden tips

Is het jullie ook al opgevallen dat de pepernoten sinds september weer in de winkels liggen. Wel erg vroeg denk je? Dat valt wel mee. Achter de schermen wordt al hard gewerkt aan het leukste kinderfeest van het jaar. Veel bedrijven, verenigingen en scholen organiseren jaarlijks een Sinterklaasfeest voor hun personeel en kinderen.

In de eerste plaats vergt een goede organisatie de nodige tijd en in de tweede plaats zal veel Sinterklaas entertainment al vroeg volgeboekt zitten. Verstandig dus om op tijd beginnen met de organisatie van je evenement. Hoe pak ik dat nou aan?

In deze blog vertel ik jullie hoe je het perfecte Sinterklaasfeest kunt organiseren in 7 stappen.

Wist je dat: Leveranciers van Sinterklaasentertainment hun eerste aanvragen al binnenkrijgen tot 12 maanden van tevoren? Vlak voor- of na 5 december worden de eerste afspraken voor het volgende jaar vastgelegd.  

De eerste stap bij het organiseren van een Sinterklaasfeest is natuurlijk discutabel. Sommige mensen laten alles afhangen van de beschikbaarheid van hun vertrouwde Sinterklaas maar naar mijn mening start het organiseren met het bepalen van de juiste datum.

In het bedrijfsleven blijkt het weekend een populaire dag om een evenement te organiseren, maar let op! Veel bedrijven kiezen ervoor om hun Sinterklaasfeest het laatste weekend van november te organiseren. Dit is daarom elk jaar het drukste weekend voor Sinterklaasentertainment. In 2018 valt dat weekend op 24 en 25 november. De kans is dus erg groot dat je op deze dagen goed moet zoeken naar een beschikbaar Sinterklaasgezelschap.

Wat is dan wel verstandig? De vrijdagmiddagen op 23 of 30 november zouden een goed alternatief kunnen zijn en omdat 5 december dit jaar midden in de week valt is ook het weekend van zaterdag 1 en zondag 2 december dit jaar een optie.

Bij scholen is 5 december een populaire datum als deze op een doordeweekse dag valt. Mocht je niet de beschikking hebben over een vaste Sinterklaas (zoals de oud-directeur bijvoorbeeld) of je eerste keus verhinderd zijn, dan is maandag 3 december een goed alternatief.

Aangenomen dat je voor je evenement moet uitwijken naar een externe locatie is het verstandig om eerst je gastenlijst op orde te hebben voordat je een ruimte boekt die te groot of te klein is. Laat de gasten voor een bepaalde datum reageren en aangeven of ze met hun partner komen en met hoeveel kinderen. Ook wanneer je het evenement intern organiseert wil je een passende ruimte selecteren bij het te verwachten aantal personen.

Bij kunst- en sportverenigingen is het verstandig om eerst te bepalen of de kantine wel groot genoeg is als alle jeugdteams inclusief ouders allemaal op hetzelfde moment binnen zijn. Het zou voor mij serieus niet de eerste keer zijn dat ik Sinterklaas zie struikelen over een wirwar van op de grond zittende kinderen.

Heb je de gastenlijst op orde? Dan kun je nu een passende locatie vinden bij het te verwachten aantal personen. Indien je een externe locatie boekt kan je contactpersoon vast een goed advies geven over de benodigde ruimte.

Ongeacht welke locatie je kiest, houd er rekening mee dat er een centrale zitplaats of een podium van enkele vierkante meters voor Sinterklaas beschikbaar is, een ruime kleedkamer in de nabijheid van de zaal/ruimte en eventueel een plek waar de cadeaus kunnen worden opgeslagen totdat de Sint gaat uitdelen.

Sommige bedrijven, scholen en verenigingen kiezen voor een oud-directeur of oud-collega als Sinterklaas. Vaak hebben personeelsleden ook nog wel ergens een beschikbaar lijntje naar een schoonvader of andere bekende, maar naar mijn mening is Sinterklaas het enige onderdeel van het Sinterklaasfeest waar je absoluut niet op moet bezuinigen. Waarom niet?

Heb je ooit weleens meegemaakt dat het evenement juist inkakt wanneer Sinterklaas binnenkomt en de kinderen een uur lang probeert bezig te houden met persoonlijke verhaaltjes die voor niemand interessant zijn behalve voor de ouders? Dat dus. Sinterklaas zou het hoogtepunt moeten zijn. Een oud-directeur is niet per definitie ook een goede acteur. Een professionele Sinterklaas heeft niet alleen geïnvesteerd in zijn uiterlijk, maar ook in de geschiedenis van het karakter dat hij speelt. Een acteur beweegt, praat en denkt ook echt als Sinterklaas. En geloof me, het is nog niet zo gemakkelijk om te praten door een baard.

Vaak haal je met het boeken van een professionele Sint ook al meteen een complete show in huis want een professionele Sinterklaas oefent met zijn pieten net zoals een toneelgezelschap dat doet voor een theatervoorstelling. Denk aan verhaaltjes, liedjes, grapjes en een leuke interactie met de zaal bijvoorbeeld. Daarnaast is er vaak wat vrije ruimte voor inbreng vanuit de organisatie.

Hoewel Sinterklaas het hoogtepunt van het feest zal worden is hij vaak niet langer dan een uurtje aanwezig voor hij weer verder moet naar zijn volgende afspraak. Wat laat je de kinderen voorafgaand aan de komst van Sinterklaas doen? Hier zijn veel verschillende mogelijkheden voor. Denk hierbij aan budget interessante zaken zoals kleurplaten, een schminkster en een geluidset met Sinterklaasmuziek.

Ook kan het interessant zijn om een voorprogramma te boeken. De kinderen zijn vaak wat drukker dan normaal wanneer ze Sinterklaas gaan ontmoeten en op kleurplaten zijn ze al snel uitgekeken.

Met een voorprogramma worden kinderen al in de kijk- en luisterstand gezet en op een leuke manier voorbereid op de komst van Sinterklaas. Op het internet zijn diverse voorprogramma’s met het Sinterklaasthema te vinden.

Zelf presenteer ik al jaren voorprogramma’s in de vorm van een goochelshow waarin toegewerkt wordt naar de komst van de Sint. In dit voorprogramma staat altijd een probleem centraal dat moet worden opgelost voordat Sinterklaas kan arriveren. Een beetje spannend, een beetje komisch, maar vooral heel veel magie. Als bijkomend voordeel zitten de kinderen er allemaal klaar voor wanneer de Sint arriveert.

Na een hoop geregel kan dan uiteindelijk worden begonnen met de inkopen. Versieringen, snoepjes en natuurlijk de cadeaus. Elke organisatie regelt dit weer op een andere manier. Bij kleine gezelschappen kan ervoor gekozen worden om de cadeaus in Sinterklaaszakken te stoppen en deze te laten uitdelen door de Sint. Bij grote gezelschappen werkt de pakjeskamer of pakjeshoek naar mijn mening erg goed. In een aparte kamer (of hoek) liggen alle cadeaus al uitgestald klaar. Op het teken van de Sint gaat deze kamer open en leden van de organisatie staan klaar om de cadeaus onder de kinderen te verdelen.

Extra tip: Het klinkt zo voor de hand liggend, maar zorg ook voor cd’s of een playlist met (Sinterklaas)muziek om aan te kunnen zetten voorafgaand aan de komst van de Sint.

Alles is geregeld, het is tijd voor de grote dag zelf. Loop alles nog even na. Is de kleedruimte voor de Sint geregeld en kan hij hier ongezien komen? Werk je misschien nog met eigen pieten die op tijd geschminkt moeten worden? Zijn alle cadeaus aanwezig en voorzien van naam? Werkt de microfoon naar behoren etc.

Heb je Sinterklaas en/of een voorprogramma ingehuurd en het viel goed in de smaak? Wacht dan niet te lang en reserveer vast voor het volgende jaar als er al een datum bekend is.

Geïnteresseerd in een magisch voorprogramma?

Sinterpilatus Pas! is een magische show die toewerkt naar de komst van Sinterklaas en geschikt is voor bedrijven, scholen en verenigingen.

Sinterpilatus Pas! direct boeken of meer informatie opvragen? Neem dan hier contact op.